Les notions et principes de DLex

Lorsque, dans l'environnement DLex, plusieurs vues d'un même ensemble de données sont disponibles, ces vues sont strictement équivalentes.

Seule la présentation et la quantité des détails affichés varient d'une vue à l'autre. Choisissez par conséquent la vue qui vous permet d'afficher le détail des données que vous désirez voir en fonction de votre tâche en cours.

La vue choisie est conservée lorsque vous quittez DLex et sera automatiquement la vue qui sera utilisée lorsque vous reviendrez dedans.

Par principe, et afin de profiter de tous les avantages qui y sont liés, chaque contact, personne physique ou morale, est unique et ne doit être reprise qu'une seule fois dans la base de données centralisée du cabinet.

Une fois un contact créé, DLex offre de multiples possibilités pour définir ses relations avec les autres contacts, comme par exemple l'appartenance ou le rapport d'une personne physique à une ou plusieurs sociétés. Comme un contact doit être unique, DLex permet de lui attribuer des rôles différents en fonction des dossiers (fournisseur, avocat, client, partie adverse...).

Un contact dans DLex n'est donc pas une simple fiche avec un nom et des coordonnées, mais le point central et centralisé d'un vaste ensemble de relations.

Un contact est unique dans DLex et les informations le concernant sont centralisées dans la base de données DLex.

Mais comme une même personne peut intervenir de différentes manières dans plusieurs dossiers, DLex permet d'attribuer aux parties ajoutées à un dossier un "type" qui va dépendre du dossier, comme par exemple expert, client, fournisseur, magistrat... Par conséquent, il sera courant qu'un même contact (personne ou société) soit par exemple client dans un dossier, expert dans un autre et fournisseur dans un troisième.

Dans ce cas, il n'est nul besoin de créer une nouvelle fiche, seul le type du contact unique sera différente d'un dossier à l'autre. C'est cette unicité qui permet à DLex de relever d'éventuels conflits d'intérêts.

Les différents types disponibles sont configurés et gérés à partir du Module d'administration et le type par défaut d'un contact est choisi dans la fiche des Affichage des contacts.

Le type d'un dossier identifie la matière de droit concernée (droit commercial, assurance, brevet, faillite...).

En choisissant le type d'un dossier à sa création, cela génère automatiquement la hiérarchie des documents prédéfinie liée à cette matière de droit. Le type d'un dossier peut être modifié a posteriori via le menu contextuel mais tous les fichiers déjà créés et rangés seront alors envoyés dans le répertoire "à trier".

Les différents types de dossier disponibles et les hiérarchies de documents associées sont configurés et gérés à partir du Module d'administration.

DLex gère dans sa base de données un ensemble de champs standards prédéfinis pour tous les types d'élément (dossiers, contacts, événements, dictées...).

Pour les dossiers et les contacts, en plus de ces champs standards, DLex permet à l'utilisateur d'ajouter des champs additionnels ou "champs extra" pour lui permettre de gérer des caractéristiques supplémentaires comme par exemple la matière d'un dossier ou l'agrément d'un contact. Ces champs extra peuvent ensuite être utilisés comme n'importe quel champ standard pour effectuer des recherches ou des classements. Ils permettent également de créer et de sélectionner des groupes en fonction de vos propres critères.

L'utilisation de ces champs extra ainsi que quelques exemples sont présenté dans le chapitre Champs extra. Ils sont créés et gérés à partir du Module d'administration.

DLex permet de gérer facilement plusieurs langues à différents niveaux (interface, dossier, client...).

Une langue par défaut peut être associée à chaque dossier. Cette langue sera utilisée pour choisir les éléments localisables comme les scénarios de création de document, les en-têtes de courrier, les formules de politesse, les champs libres...

Les différentes langues disponibles et la localisation des éléments sont configurées et gérées à partir du Module d'administration.

En prévision de la prochaine fonctionnalité de GED (Gestion Électronique des Documents) de DLex, les documents sont maintenant gérés sous forme de flux et non plus en tant que fichiers physiques.

Cela signifie que les fichiers sont protégés et ne sont plus accessibles que via l'interface DLex. Un fichier est donc réservé automatiquement à la première personne qui y accède (il apparaîtra comme verrouillé pour les autres utilisateurs). Cette personne a donc, à tout moment, la garantie que ses modifications seront conservées car personne d'autre ne pourra modifier ce fichier en même temps qu'elle. Si une autre personne souhaite accéder au même fichier, il ne pourra le faire que sur une copie de celui-ci, copie qui ne pourra être enregistrée à la place de l'original, garantissant par là l'intégrité du fichier.

Cette nouvelle façon de gérer les fichiers permettra également à terme, entre autres, la gestion du "versioning" (c'est-à-dire que les différentes versions d'un fichier seront conservées avec l'historique des modifications apportées et par qui) et de les recherches "full texte", c'est-à-dire sur base du contenu des documents et pas uniquement sur base des informations les concernant.

En pratique, la personne qui réserve le document dans DLex ouvre automatiquement une copie sur son ordinateur, ce qui lui permettra également de travailler sur ce fichier en mode hors connexion. Ensuite, cette copie sera réintégrée dans DLex après modification et cette nouvelle version du fichier sera libérée pour pouvoir être utilisée par d'autres personnes.

Si un utilisateur "oublie" de déverrouiller un document sur lequel il a travaillé, ce déverrouillage sera proposé automatiquement par DLex à la fermeture de session suivante. Une fonction "Débloquer fichiers" permet en outre à un utilisateur de déverrouiller en un clic tous les documents qu'il aurait laissé verrouillés par inadvertance.

Remarque : les fichiers sont protégés et ne sont donc plus accessibles par l'explorateur Windows.

Les tâches sont présentées en utilisant le code couleur suivant pour plus de clarté :

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Couleur du texte :

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Noir : échéance future.

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Rouge gras : échéance passée.

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Gris et texte barré : tâche clôturée.

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Couleur de l'arrière-plan :

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Blanc : tâche de priorité basse ou normale.

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Rose : tâche de priorité haute.

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Bleu clair : tâche archivée.

Pour plus de clarté, les prestations apparaîtront sur un fond de couleur :

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Blanc : Prestation non valorisée.

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Rose : Prestation valorisée mais le dossier est dans un autre plan comptable que celui de l'utilisateur DLex.

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Bleu clair : Prestation facturée ou non facturable.

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Bleu foncé : Heures incluses dans un projet de valorisation.

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Groen: gefiatteerde uren.

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Gris : Heures à ne pas facturer.

Afin de réduire le travail d'encodage, vous pouvez créer une prestation directement à partir de l'agenda via le menu contextuel. Cette nouvelle entrée apparaîtra alors dans l'agenda et sera également reprise dans les prestations sans nécessiter un double encodage.

La liste des écritures de décompte, associée au jeu de décomptes créé, sera vide si vous avez demandé de ne pas prendre les écritures comptables. Dans le cas contraire, la liste fait apparaître les écritures comptables de type écritures du compte-tiers et écritures de frais.

Le principe d’une écriture de décompte est d'établir tous les éléments du calcul, chaque élément représentant une somme constitutive de la créance, appelée écriture de décompte, et encodée de manière extracomptable. L'utilisation du bouton Nouveau ouvre l'écran de saisie d'une écriture de décompte.

Les frais forfaitaires permettent de calculer les frais généraux liés à un dossier de façon simplifiée. Ces frais sont simplement le résultat d'un calcul de pourcentage appliqué sur le montant de la facture totale des autres frais liés à ce dossier.

Plutôt que de créer et gérer vous-même un nouveau tribunal, il est possible, via le Module d'administration, d'importer une liste régulièrement mise à jour des tribunaux de votre région ou de votre pays et de toutes les informations les concernant.

L'index des prix à la consommation mesure l'évolution des prix dans le temps. Il est calculé chaque mois sur base d'une enquête du Ministère des Affaires Économiques. Il est exprimé en % par rapport à une année de base ou de référence. Depuis janvier 94, il existe également l'index 'Santé' dont le calcul ne tient pas compte de certains produits et dont l'évolution est plus lente que celle de l'index normal.

En plus de l'index 'Général' des prix à la consommation et de l'index 'Santé', DLex permettra d'encoder et de mettre à jour tous nouveaux types d'indexation qui apparaîtront (voir le manuel d'administration).

DLex contient au départ les valeurs des index 'général et 'santé' depuis 1970. L'utilisateur encodera les nouvelles valeurs au fur et à mesure qu'elles seront publiées (voir le Module d'administration).

Pour actualiser un montant, on utilise la formule suivante :

Montant indexé = (Montant de départ x Index d'arrivée) / Index de départ