Le Doc Manager
Le Doc Manager est une application complémentaire de DLex qui permet, comme son nom l'indique, de gérer les documents externes à DLex, de les intégrer très aisément dans DLex et de pouvoir ainsi les traiter comme tous les autres documents de votre cabinet.
Le Doc Manager permet, par un simple glisser-déplacer, de transférer vos documents dans DLex. Il est démarré au lancement de Windows et pour l'activer, vous pouvez cliquer sur son icône dans la barre des tâches ou utiliser le raccourci clavier que vous avez sélectionné (par défaut la touche Windows logo 
+ Z).
Icône du Doc Manager dans la barre des tâches
La fenêtre du Doc Manager s'ouvre en avant-plan. Il vous suffit de faire glisser votre document (un fichier à partir de l'explorateur Windows, un email ou une pièce jointe à partir de Microsoft Outlook...) sur l'icône du dossier du Doc Manager illustrée ci-dessous.
Le Doc Manager
La boîte de dialogue suivante s'ouvre pour vous permettre de choisir le dossier dans lequel ranger ce document et, éventuellement, via le bouton Hiérarchie documents, de choisir un répertoire au sein de ce dossier. Vous pouvez aussi ajouter une description et/ou une note pour accompagner ce document.
Deux options supplémentaires vous permettent de supprimer l'original une fois qu'il a été transféré dans DLex (afin d'éviter de conserver 2 versions d'un même document avec les risques que cela implique) et de marquer ou non le document comme lu dans DLex.
Fenêtre permettant le choix du dossier de destination
Plusieurs paramètres peuvent être configurés pour adapter le comportement du Doc Manager à vos besoins. Vous pouvez par exemple choisir la combinaison de touches à utiliser pour appeler le Doc Manager. Tous ces paramètres sont détaillés dans le Manuel de référence.
Fenêtre de configuration du Doc Manager
Le Doc Manager Pro
L'outil Doc Manager est installé de base avec toutes les versions de DLex. Il existe toutefois une version plus complète, le Doc Manager Pro qui est disponible en option (en standard avec la version DLex Corporate).
Cette version, outre les fonctions du Doc Manager déjà décrites, intègre les processus de délégation et de notification et offre les fonctionnalités suivantes :
| ▪ | La gestion des utilisateurs et des départements avec la possibilité de déposer un document dans la DLex inbox d'un utilisateur ou d'un département (les départements n'existent que dans la version DLex Corporate). |
| ▪ | La surveillance et le rapatriement automatique des éléments contenus dans un dossier spécifique de Microsoft Outlook. Tous les documents que vous placez dans ce dossier Outlook, soit manuellement, soit automatiquement via des règles de classement du courrier par exemple, seront automatiquement transférés dans DLex. De plus, si le nom de ces documents respecte une structure que vous aurez préalablement définie, ces documents pourront être directement associés au dossier auquel ils appartiennent. |
| ▪ | Le scan to DLex vous permet, pour autant que vous disposiez d'un scanner équipé de la fonction "scan to folder", d'envoyer un fichier scanné directement dans DLex comme cela se fait pour les emails et Outlook. Si, de plus, votre scanner vous permet de nommer le fichier résultat de la numérisation, vous pourrez faire en sorte que ce fichier soit directement classé dans le dossier correspondant. |
Ces fonctions vous aident à implémenter des processus de délégation et de notification au sein de votre cabinet. Le Doc Manager Pro est basé sur le principe des bacs à courrier et permet de gérer les documents de différentes façons, en fonction de votre organisation interne :
| ▪ | Soit vous recevez le document et vous le lisez. Vous le classez ensuite dans un répertoire dédié. Le secrétariat se charge ensuite, à intervalles réguliers, de classer les documents qui se trouvent dans ce répertoire dans les dossiers correspondants. |
| ▪ | Soit, à l'inverse, le secrétariat reçoit les documents et les classe dans les dossiers correspondants. Dans ce cas, l'indicateur de lecture n'est pas activé et vous retrouvez immédiatement ces documents dans votre liste des documents à lire via votre affichage Documents. |
| ▪ | Soit encore les fichiers et courriers reçus par le secrétariat sont déposés dans la boîte personnelle d'un utilisateur qui va les gérer lui-même. |
L'utilisation et la configuration détaillées du Doc Manager et du Doc Manager Pro sont détaillées dans le Manuel de référence.